שערי ביקורת (Inspection Gates)

כל תהליך מורכב מסדרה של שלבים בעלי תלות הדדית.

בכל שלב פועלים צוותים שונים בעלי מיומנויות שונות, ידע שונה ותפיסות עולם שונות, אשר משפיעות על אופן ביצוע משימותיהם ועל מאפייני התוצרים שהם מפיקים.

מיומנויות של אפיון (בחשיבה אסטרטגית), שונות ממיומנות הנדרשת לתכנון (בחשיבה טקטית) ובודאי שונות ממיומנויות הנדרשות לביצוע או לעריכת בדיקות.

התפוקות של כל צוות, בכל שלב הם תוצרי ביניים אשר נמסרים כקלט לצוותים אחרים כבסיס למימוש השלב הבא. מכאן נובעת התלות ההדדית בהצלחה או בכשל של התהליך כולו. הצוות אשר מפיק את תוצרי הביניים נקרא ספק בעוד שהצוות אשר מקבל את אותם תוצרי הביניים נקרא לקוח (פנימי).

איכות ותכולת תוצרי הביניים הנמסרים על ידי ספק, חייבים להתאים לציפיות הלקוח כדי להבטיח רצף תקין של השלבים השונים. לכן עורכים בדיקות קבלה (המעויין בתרשים) כאשר מעבירים תוצרי ביניים מצוות אחד לאחר. בשלב אחד מפיק הספק (הפנימי) תוצרים הנמסרים ללקוח (הפנימי) שלו. על תוצרי הביניים לעבור שער (Gate) שבו בודקים ומאשרים את התוצרים לשימוש בשלב הבא. לעיתים מתגלות מחלוקות בנושא אישור תוצר הביניים. מהסיבה הזו מציבים מנהל שער שמבין את צרכי המערכת המשולבת ואינו מייצג את הספק או את הלקוח. תפקיד המנהל הזה לקבל אחת משלוש אפשרויות:

  1. לדחות את תוצר הבייניים ולהחזירו אל הספק לתיקון;

  2. לאשר את תוצר הבייניים ולהעבירו לשימוש הצוות אשר מיישם את השלב הבא;

  3. לאשר על-תנאי את תוצר הבייניים ולאפשר לספק ו/או הלקוח הפנימי לעדכן את התוצר ולהתאימו לדרישות הלקוח, כדי שלא לעכב את התהליך הכולל.

השיטה הזו נקראת Gating והיא מקובלת בתהליכים רבים בכל המגזרים של המשק.

 

התרשים משמאל מציג דוגמא של תהליך לייזום פרויקטים במגזר הראשון (המגזר הציבורי).

  • בשער הראשון בודקים את יתכנות וכדאיות הפרויקט;

  • בשער השני בודקים את המלצות המכרז בבחירת שחקן אשר יתכנן את הפרויקט. אם השחקן שהמליצו עליו אינו עובר את הממדדים שנקבעו לשער השני, מחדשים את המכרז או מפסיקים את התהליך;

 

וכך הלאה...

בשער האחרון, בוחנים שוב ושוב את הצורך והכדאיות של השימוש במוצר / בשירות כדי להחליט אם להמשיך או לחדול להשתמש בו.