שָׁלָב אִיסּוּף נְתוּנִים (Data Collection Phase)

תהליך חיוני אשר נדרש כאשר מתעורר סָפֵק בהקשר ליכולות השחקנים ולאופן המימוש של רעיון, מטרה או משימה. את הנתונים - העוּבדוֹת אשר נאספות מהשטח - ממיינים ומקטלגים בצורה ייחודית כדי לאפשר לנתח את משמעויותיהם ואת השלכותיהם על התפתחות של אירועים בעתיד.

 

איסוף הנתונים הוא אחד הצעדים הראשונים באבחון תמונת מצב קיים והשלב הראשון בתהליך האבולוציוני.

 

תהליכי איבחון בכלל ואיסוף נתונים בפרט, עלולים להתפס כתהליכים רגישים המדיפים ריח של פגיעה בפרטיות. סגנון פעילות של שחקן, למשל, הוא אחד הנתונים המבוקשים, שנחשב לתכונה אישית הנתפסת כמייצגת את עוצמות השחקן אך גם את חולשותיו. סגנון פעילות הוא דוגמא של תכונה אישית אשר יכולה להשפיע על האגו האישי והקיבוצי. פגיעה בתדמית האישית עלולה להניע שחקן לפעילות או למחדל. לכן, הבנת החשיבות של שכיחות מאפייני SMI בקרב השחקנים, בכל רבדי הארגון, מהווה תנאי משמעותי לנכונותם לחשוף את סגנון פעילותם.

 

כיום אנו יודעים כי הבנת מאפייני SMI תורמת לשחקן ולסביבתו בכל הקטגוריות של מפת האינטרסים ולוּ בזכות היכולת לבצע שיבוץ איכותי של שחקן בעיסוקיו.

שחקנים, בשלב איסוף הנתונים, נדרשים לחשוף את פרופיל הפעילות שלהם, ובדרך זו את חולשותיהם, לכאורה. לכן, את השלב הראשון בתהליך האיבחון, רצוי לפתוח בצעד הסברתי: מהות גישת Win3 מתבטאת בהכרה שכל שחקן משפיע על השגת המטרות, בזכות כישוריו המיוחדים.

 

כבר בשלב איסוף הנתונים צריך להיות ברור לכולם כי ללא כישורי ביצוע (I), למשל, עלולים להכשל בהשגת החזון. באופן דומה, תורמים כישורי החשיבה האסטרטגית (S) וכישורי ניהול (M) למטרה המשותפת. (תבונה ורגישות בניהול, סעיף 3.8).

על בסיס מודל שבע שאלות הזהב - 7W, בשלב איסוף הנתונים, אנו אוספים נתונים בלתי מעובדים, שחלקם מיותר, אינו מדויק, מעוות (במזיד או בשוגג) אך חלקם מדויק ומשקף את המציאות בשטח. הנתונים האלה ישמשו אותנו כדי למצוא מענה לשאלה "מה היא תמונת המצב הקיים".

עיינו בסעיף 3.8 של הספר תבונה ורגישות בניהול, אשר מציג את שלב איסוף הנתונים.

שָׁלָב ראשון - אִיסּוּף נְתוּנִים (נגזר מהספר תבונה ורגישות בניהול, עמ' 201, סעיף 3.8)

שלב איסוף הנתונים הוא הצעד הראשון באבחון תמונת מצב קיים. איסוף נתונים כולל צעדים המקדימים את ניסוח החזון, כחלק מהבשלת הנושא.

איסוף נתונים הוא תהליך רגיש המדיף ריח של פגיעה בפרטיות. סגנון פעילות של שחקן הוא תכונה אישית שנתפסת כמייצגת את עוצמות השחקן אך גם את חולשותיו. מקובל להניח כי כישורים של חשיבה אסטרטגית מעידים על אינטליגנציה גבוהה ופעילות ביצועית בקו הייצור, למשל, נחשבת לפחותת ערך. בפועל, כישורי S גבוהים עלולים להכשיל שחקן בעיסוקים שבהם נדרש להימנע מחשיבה אסטרטגית. טייס בזמן קרב, לשם הדוגמא, חייב למצות עד תום את כישורי I שלו ולוותר על כישורי S. בנסיבות אחרות הטייס יוכל להפגין את יכולותיו האסטרטגיות. העובדה הזו נכונה לגבי כישורי M וכישורי I כאחת.

סגנון פעילות הוא תכונה אישית שיכולה להשפיע על האגו האישי והקיבוצי. פגיעה בתדמית האישית עלולה להניע שחקן לפעילות או למחדל. לכן, הבנת החשיבות של שכיחות מאפייני SMI בקרב השחקנים, בכל רבדי הארגון, מהווה תנאי משמעותי לנכונותם לחשוף את סגנון פעילותם. כיום אנו יודעים כי הבנת סגנון SMI תורמת לשחקן ולסביבתו בכל הקטגוריות של מפת האינטרסים ולוּ בזכות היכולת לבצע שיבוץ איכותי של שחקן בעיסוקיו.

בשלב איסוף הנתונים, השחקנים נדרשים לחשוף את פרופיל הפעילות שלהם, ובדרך זו את חולשותיהם, לכאורה. לכן, את השלב הראשון רצוי לפתוח בצעד הסברתי: מהות גישת Win3 מתבטאת בהכרה שכל שחקן משפיע על השגת המטרות, בזכות כישוריו המיוחדים. כבר בשלב הזה צריך להיות ברור לכולם כי ללא כישורי I, למשל, עלולים להיכשל בהשגת החזון. באופן דומה, תורמים כישורי S וכישורי M למטרה המשותפת.

כדי לאסוף את אותם נתונים שעוזרים להבין את תמונת ההתאמה בין שחקן לסביבתו,  ביעילות אך מבלי לפגוע באפקטיביות, נדרשת מידה רבה של תבונה ורגישות הכוללת צעדים אחדים. הצעדים בעלי התרומה הגבוהה ביותר הם:

1. ניסוח מטרות האבחון

מקובל להניח כי מטרת האבחון היא לקבוע אם נדרש שינוי, על בסיס עובדות. שינוי נדרש כאשר קיים פער בין פרופיל פעילות השחקן לבין מאפייני פעילות הסביבה. שינוי נדרש כאשר פערי שחקן-סביבה פוגעים ביכולת השחקן למצות את הפוטנציאל שלו בסביבת פעילותו. הנתונים שייאספו, צריכים לעזור להעריך את מאפייני SMI של שחקן ושל סביבתו.

2. בחירת שיטה לאיסוף הנתונים

בגלל מגוון הרגישויות האנושיות, אי אפשר להצביע על שיטה מומלצת אחת לליקוט מידע. לכל אחת מהטכניקות הבאות יש יתרונות וחסרונות, המתבטאים בצורות ובעוצמות שונות בארגונים שונים. את השיטות בוחרים על פי הנסיבות האופייניות לארגון בנקודת זמן נתונה.

  • עיון במסמכים ובתכתובות;

  • שיחות אישיות;

  • שיחות בקבוצות מצומצמות;

  • שאלונים אישיים;

  • שאלוני 3600;

  • תצפית (פסיבית) בדינמיקה הארגונית;

3. מיפוי המבנה הארגוני

כדי להעריך את מצב פעילות הארגון צריך להכיר את מבנה הארגון. המבנה הארגוני מייצג את המקום היחסי של כל תפקיד וכל קבוצת תפקידים בארגון. המבנה הארגוני מבטא את קשרי הגומלין בין השחקנים האינטריזיים (הפנים ארגוניים) לבין עצמם ובינם לבין השחקנים ברשת הערך החיצונית.

המבנה המדרגי הקלסי כולל יחידות מקצועיות ויחידות מנהליות. בשלב הזה של התהליך האבולוציוני אין טעם להכיר את כל הפרטים הטכניים. די  לחוש באווירה המאפיינת את הארגון, במונחים של SMI כדי ללמוד אודות תחושות השחקנים בהקשר לעוצמות ולחולשות הארגון.

בספרו ארגונים (1996), מתאר פרופ' יצחק סמואל **, בצורה תמציתית ובהירה, מגוון עשיר של מבנים ארגוניים.

הארכיטקטורה של מבנה ארגוני מושפעת מהרכבו האנושי ומהדינמיקה הקיימת בתשעת מוקדי פעילות הארגון. בסופו של דבר, המבנה הארגוני מייצג את יעילות השחקנים ואת אפקטיביות מימוש האסטרטגיה.

4. מיפוי תפקידים

טבלה  כדוגמת זו המוצגת משמאל, כוללת רשימה של תפקידים ותחומי האחריות של כל אחד

מבעלי התפקיד. רשימת תחומי האחריות מייצגים, למעשה, את מפת העיסוקים / התהליכים

בארגון.

 

5. אפיון פרופיל SMI האידיאלי הנדרש לעיסוקים בארגון

אופי הפעילות המתרחשת במוקדי הפעילות השונים, מיוצג בעזרת שלושה משתנים: מאפייני פעילות אסטרטגית (S), ניהולית (M) וביצועית (I).

את תפיסת התפקיד בוחנים בהיבטים שונים:

  • דרישות עיסוק     – על פי הגדרת התפקיד ו/או תפיסת הממונה הישיר;

  • ציפיות מעיסוק    – ציפיות השחקנים ברשת הערך הפנימית מהאופן שבו העיסוק צריך להתבצע;

  • הערכה עצמית    – האופן שבו השחקן ממלא את תפקידו, להערכתו;

  • הערכת הסביבה – דעתם של השחקנים ברשת הערך הפנימית (משוב 360 מעלות) על אופן תפקודו של ממלא התפקיד.

כל מאפיין פעילות יכול לקבל ערך מספרי על פי הפירוט הבא:

0  -  אין כלל צורך בכישורים לפעילות בתחום הנדון;

1  -  מיומנות בסיסית בלבד;                     2  -  מיומנות סבירה;

3  -  מיומנות גבוהה;                                4  -  מומחיות בתחום הנדון;

5  - מומחיות גבוהה במיוחד (מצויינות) בתחום האחריות הנדון.

בשלב ניתוח הנתונים נעזרים בטבלה כדי להעריך את מצבי הפעילות של כל  אחד ממוקדי פעילות הארגון.

את אפיון פרופיל התפקיד אפשר להעריך באמצעות מגוון רחב של שאלונים. השאלון הבסיסי ביותר מציג שלוש שאלות בלבד, לכל תחום אחריות:

שאלונים מורכבים יותר מציבים שאלות אחדות לכל אחד משלושת מאפייני הפעילות. השאלות מתייחסות למדדי ההצלחה בתחום הנדון.

  • דוגמא לשאלה הנוגעת לכישורים בתחום האסטרטגי: "באיזו מידה נחשף בעל התפקיד לנושאים חדשים?"

  • דוגמא לשאלה הנוגעת לכישורים בתחום הניהולי: "כמה מנהלים נדרש בעל התפקיד להפעיל במסגרת תפקידו?"

  • דוגמא לשאלה הנוגעת לכישורים בתחום הביצועי: "איזה ניסיון נדרש כדי להפעיל מערכת מסוימת לעיבוד שבבי?"

6. אפיון פרופיל SMI של שחקנים אינטרינזיים

את פרופיל הפעילות אפשר להעריך באמצעות שאלונים. לאחר שיחה קצרה, שבמהלכה דנים במשמעות של פעילות אסטרטגית, ניהולית וביצועית, מבקשים מהשחקן להציג את עמדתו ביחס למאפייני פעילותו:

שאלון דומה אפשר להפנות לממונה הישיר, לעמיתיו ולמְנֹהָליו. ניתן להיעזר בשאלונים מפורטים יותר אבל נזכור כי בשלב זה נודעת חשיבות משנית לדיוק בהערכה. רצוי, כמובן, לסיים את האבחון במהירות האפשרית.

7. בחירת מדגם מייצג

סיום מהיר של איסוף נתונים מהווה, לא אחת, תנאי הכרחי להמשך אטרקטיבי של התהליך האבולוציוני. בארגונים גדולים ומבוזרים כמו גם במקרה של שחקנים שמתקשים לפַנוֹת את זמנם לעיסוק זה, מבצעים איסוף חלקי של מידע.

תְּקֵפוּת הנתונים משפיעה, במידה רבה, על איכות מסקנות ניתוח הנתונים ולכן גם על איכות השלבים הבאים של התכנון והביצוע. מכאן נובעת החשיבות הרבה בבחירת מדגם המייצג את כלל פעילות הארגון. תְּקֵפוּת הנתונים תלויה במספר המשתתפים במדגם, במיקומם במבנה המדרגי, בתחומי עיסוקם ובפרמטרים נוספים. ככל שהמדגם גדול יותר, גדלה אמינות המסקנות אך נדרשים משאבים רבים יותר לאיסוף הנתונים. לכן מתבקש הצורך להגדיר מראש מדגם מייצג. המדגם המייצג תלוי במספר הכולל של השחקנים האינטרינזיים ובשוֹנוּת הקיימת ביניהם.

8. שמירה, גיבוי ותיוק

הנתונים שנאספים בשלב הראשון, כוללים טבלאות, סיכומי שיחות וגם צילומים, הקלטות שמע וקטעי וידאו. הנתונים הגולמיים האלה נקראים Data (ראו תרשים בהמשך).

מהנתונים הגולמיים התחקירנים מסננים את המידע הראוי, להערכתם, כדי להגישו בצורה מתומצתת ונוחה יותר לניתוח (על ידי אנשים אחרים) בשלב השני של התהליך האבולוציוני. אותם נתונים גולמיים ובלתי מסוננים, עשויים לתרום גם בשלבים מתקדמים יותר. לפיכך, כדאי לתייק את חומרי הגלם האלה ולתעד את תכולתם באמצעות Metadata.

תיעוד חומרי הגלם כולל תקצירים, מילות מפתח ופרטים מזהים נוספים המיוחסים לכל אחד מחומרי הגלם בנפרד.