האצלת סמכויות

הַאֲצָלַת סַמְכוּיוֹת (Delegation)

וְאַתָּה תֶחֱזֶה מִכָּל-הָעָם אַנְשֵׁי-חַיִל יִרְאֵי אֱלֹהִים, אַנְשֵׁי אֱמֶת–שֹׂנְאֵי בָצַע; וְשַׂמְתָּ עֲלֵהֶם, שָׂרֵי אֲלָפִים שָׂרֵי מֵאוֹת, שָׂרֵי חֲמִשִּׁים, וְשָׂרֵי עֲשָׂרֹת. וְשָׁפְטוּ אֶת-הָעָם, בְּכָל-עֵת, וְהָיָה כָּל-הַדָּבָר הַגָּדֹל יָבִיאוּ אֵלֶיךָ, וְכָל-הַדָּבָר הַקָּטֹן יִשְׁפְּטוּ-הֵם; וְהָקֵל, מֵעָלֶיךָ, וְנָשְׂאוּ, אִתָּךְ. (שמות יח, כא-כב)
האצלת סמכויות מתבטאת במתן סמכות למי שנמצא בדרגה נמוכה יותר (האקדמיה ללשון עברית)
הרשאת בעל סמכות לְאַחֵרִים להשתמש בסמכויותיו, כולן או מקצתן, מבלי שהוא עצמו מסתלק מאחריות (מילון אבניאון)

האצלת סמכויות מאפשרת למנהל להתפנות לביצוע פעילות ניהולית חשובה, כזו שמקדמת את חזונו ותפיסת עולמו (כמו תכנון, תיאום, פיתוח, הדרכה, מתן משוב ועידוד וכדומה) במקום לעסוק במשימות שגרתיות שגם אחרים מסוגלים לבצע, במיומנות לא פחותה מזו של המנהל. האצלת הסמכויות עשויה לייעל תהליכי קבלת החלטות, באמצעות מניעת צוואר הבקבוק (ניהול בגובה העיניים).

אצלת סמכויות: למי היא יותר חשובה למנהלים או לעובדים?
האצלת סמכויות - איך ומתי! - פודקאסט - 11 דקות

יתרונות וחסרונות האצלת סמכויות

מדרג האצלת הסמכויות

רמת החופש אשר ניתן למקבלי הסמכות, תלויה בתמהיל של שבעה מדדים - חלקם אובייקטיביים הניתנים לכימות וחלקם סובייקטיביים אשר נקבעים באמצעות תחושות בטן:

חשיבות המשימה;
דחיפות המשימה;
רמת מורכבות המשימה;
רמת המיומנות הנדרשת להשלמת המשימה;
רמת האמון ההדדי הקיימת בין מאציל הסמכות לבין מקבל הסמכות;
רמת שיתוף פעולה הקיימת בין מקבל הסמכות לבין השחקנים ברשת הערך שלו (הסביבה האנושית שבה הוא יפעל);
פוטנציאל המיקום במדרג הערך של מקבל הסמכות ברשת הערך שלו.

את שבעת מדדי רמת החופש שניתן למקבל הסמכות, חילקתי לשלוש קטגוריות.

עדיפות המשימה תלויה ברמות החשיבות, הדחיפות ומורכבות המשימה.

מיומנויות הביצוע הטכני של מקבל המשימה מייצגות את הקטגוריה השנייה.

ולבסוף, האינטליגנציה החברתית מצביעה על הסיכוי להשלים את המשימה בהצלחה, בסביבה של עבודת צוות.

דוגמה: האצלת הסמכות היא ברמה הגבוהה ביותר, כאשר כל שבעת מדדי רמת החופש נמצאים ברף האדום, כפי שמוצג בתרשים משמאל. רמת החופש הניתנת למקבל הסמכות היא של שותף שסומכים על ללא עוררין ובאמונה שלימה שהמשימה תושלם במלואה. רמת החופש מתאימה לסמכות שמקבל חייל במהלך קרב. סדר העדיפויות, מיומנויות הביצוע והאינטליגנציה החברתית הן הגבוהות ביותר.

האצלת סמכות ברמה זו זהה לחלוקת אחריות בין שותפים או בין מנכ"לים משותפים.

דוגמה: האצלת הסמכות היא ברמה ברמה הנמוכה ביותר, אשר ניתנת בימי שיגרה, כאשר כל שבעת מדדי רמת החופש נמצאים ברף הכחול, כפי שמוצג בתרשים משמאל. רמת החופש הניתנת למקבל הסמכות היא מינימלית ומחייבת ביקורת רצופה על אופן מילוי התפקיד. רמת החופש מתאימה לסמכות שמקבל טירון בצבא או מתמחה בתחילת דרכו.

כללים בהאצלת סמכויות

עיתוי האצלת סמכויות: תמיד - כדי להעצים את המנהלים או הפקודים, כדי ליעל את ביצוע המשימות וכדי לפנות זמן לפעילות שרק המנהל או המפקד מסוגל להשלים;
יש להאציל סמכות רק לאדם בעל הכישורים ההתנהגותיים המתאימים;
יש להאציל סמכות רק כאשר קיימים יחסי אמון בין המנהל לבין המנהל;
יש להעביר את כל הידע וההכשרה הנדרשים כהכנה להעברת הסמכות;
נדרש להגדיר את הגבולות ואת מנגנוני הדיווח;
אין להתערב בעת ביצוע המשימה אך יש לתת משוב קרוב ככל האפשר להתרחשות.
יש לתת גיבוי ולקבל אחריות מלאה על ביצוע המשימה גם במקרה של כשלים\;
ליידע את כל השחקנים הרלוונטיים ברשת הערך - שיש להם ממשקי עבודה רלוונטיים עם מקבלי הסמכות;
. להגדיר, בצורה חד משמעית ומובנת, את גבולות האצלת הסמכות - למשל באמצעות SMART

באילו מקרים רצוי להימנע מהאצלת סמכויות

כאשר רמת האמון עדיין אינה מספקת;
כאשר הידע או המיומנות הנדרשת להשלמת המשימה או התפקיד נמוכה מדי, ואינה ניתנת ללימוד במהלך ביצוע המשימה;
במקרים של משימות קריטיות שמידת האחריות עליהם מצדיקה את מעורבותו הישירה של המנהל או המפקד;
כאשר בעל סמכות מחליט "להאציל סמכות" של לא לאשר בלבד (החלטה, פעולה וכו) וכאשר נדרש לאשר כל החלטה או ביצוע מחדש.

חששות מפני האצלת סמכויות

זמן ההדרכה, המעקב והמישוב עלולים לגזול זמן רב מדי ולעכב את מימוש המשימה;
אחרים אינם מסוגלים להשלים את המשימה טוב ממני, ולכן עלי להשלים את המשימה בכוחות עצמי;
שאיפה תת-הכרתית לשליטה על התהליך - בניהול צנטרליסטי;
חשש מפני תחרות עם מקבלי הסמכות - שיהיו טובים ממני וישלימו את המשימה בצורה אפקטיבית יותר ממני;
חיבה יתירה למשימה.