פְּרוֹיֶקְט (Project)

מיזם, פעילות מוגדרת אשר נעשית באמצעות משאבים מוגדרים, לצורך הפקת מוצר או אספקת שירות (תכולת הפרויקט), ברמת איכות שנקבעת מראש.

 

תוצרי הפרויקט מופקים בשלבים, לאחר השלמת משימות, שחלקן מבוצע בזו אחר זו וחלקן מבוצע במקביל, על פי ההגיון של שרשרת הערך.

השלבים העיקריים אשר מאפיינים פרויקט, מוצגים בתרשים הבא.

הצלחה או כשל של פרויקט נקבעים באמצעות מדדי הצלחה, בשלב עיצוב המדיניות ובשלב התכנון של התהליך האבולוציוני.

כאמור, פרויקט מייצג אוסף של פעילויות - תהליכי עבודה שמטרתן להפיק תוצר ו/או שירות מסוימים. תוצר יכול להיות מוצר או שירות חדש, או שינוי של מוצר או שירות קיים (כמו מהדורה או גרסה חדשה). לכל פרויקט מוקצים משאבים שהם, למעשה, אילוצים של זמן, תקציב, תשתיות, חומרים, אנרגיה ואנשים.

 

פרויקט מאורגן, בדרך כלל, בתכנית עבודה אשר מתארת לוחות זמנים, אבני דרך, קשרים בין הפעילויות השונות וכדומה.

לצורך תכנון, ביצוע ופיקוח משימות, נעשה שימוש בתרשימים מסוגים שונים כמו תרשימי Gantt ותרשימי Pert.

ככלל, לפרויקט נקבע תאריך התחלה ותאריך סיום ולכן, התהליך האבולוציוני אינו מייצג פרויקט קלסי. תחזוקה ושירות לקוחות, למשל, הן דוגמאות של תהליכים מתמשכים, ללא תאריכי יעד ולכן הם לא מוגדרים כפרויקטים.

הפקת הלקחים של פרויקט מתבטאת במימוש פרויקטים דומים אחרים.

לכן ראוי שכל שלב תכנון יתחיל בתדרוך (Briefing) אשר סוקר, בין השאר את לקחי הפרויקטים הקודמים. באופן דומה, ראוי שכל פרויקט יסתיים בהפקת לקחים (Debriefing) אשר תוצאותיו אמורות להשמר במסמך לשימוש בתידרוכים הפרויקטים הבאים.

 

למרבה הצער, בעיקר בגלל מגבלות משאב הזמן אשר מאפיינים את כל המגזרים במשק, פוסחים על שלב הסיום מכיוון שמפזרים את חברי הצוות בין פרויקטים אחרים, כדי להגדיל את יעילות השימוש במשאב האנושי ובאופן זה מוותרים, למעשה, על חלק מהנסיון שהצטבר במהלך מימוש הפרויקט - לטובת פרויקטים עתידיים. לפיכך, הנסיון המצטבר בידי הפרט לא תמיד נשמר במאגר הידע הארגוני, בתהליכי ניהול הידע המתבקש.

גורם נוסף הראוי להתייחסות, הוא קביעת מדדי ההצלחה בשלב תכנון הפרויקט. למדדי הצלחה שתי מטרות עיקריות:

  1. השוואת הביצועים בפועל, לתכנון ולמערכת הציפיות של הלקוח (גם הלקוח הפנימי, במקרה של הפקת תוצרי ביניים);

  2. אמצעי ניהולי להנעת השחקן.

מקובל לקבוע מדדי הצלחה אישיים ומדדי הצלחה צוותיים. ראוי לזכור כי מדדי ההצלחה האישיים מעודדים תחרות שאינה, בהכרח, תחרות בונה ולעיתים אף עלולה לפגוע ביעדי הפרויקט. מדדי הצלחה צוותיים מעודדים שיתופי פעולה וכפועל יוצא מקדמים את הפרויקט, מעצימים את עבודת הצוות ובונים קשרי ידידות אמיצים.

באמצעות תהליך בחירה נכונה של מדדי הצלחה וביצוע על פי המדדים שנבחרים, עשוי מנהל פרויקט לקבוע את האיכות המנהיגותית שלו. בחירה אופטימלית של מדדי הצלחה מתקבלת בהחלטה משותפת של אנשי הצוות. השיתוף שלהם בבחירת מדדי ההצלחה שלהם עצמם, מעודד את רמת המחוייבות והלחץ הקבוצתי עושה את שלו.

עיינו בספר ניהול פרויקטים מאת פרופ' שלמה גלוברזון, 

מהו פרויקט מוצלח?