שָׁלָב הֵעָרְכוּת לְבִּצּוּעַ (The Lineup Stage)

אחד השלבים החשובים ביותר של התהליך האבולוציוני מתבטא בהיערכות לקראת ביצוע התכנוןהיערכות כוללת את מגוון הפעולות הנדרשות להכנת התשתיות, הידע והמיומנויות הנדרשות לביצוע. שלב ההיערכות מיושם לאחר שלב התכנון המפורט.

היערכות מיושמת, לעיתים, במהלך שלבים אחרים של התהליך האבולוציוני. תיקון נוהל קיים, למשל, או אפילו כתיבת נוהל חדש (שבאופן תיאורטי צריכים להתבצע בשלב ההיערכות), יכולים להיערך בשלב הביצוע, כאשר מסקנת תחקיר שמתקיים במהלך הביצוע, מצביעה על צורך בהוספה או בתיקון של נוהל עבודה, למשל).

 

פעולות ההיערכות מיועדות להרחיב את הידע והמיומנויות הנדרשות לביצוע יעיל של המשימות בשלב הביצוע והמדידות באמצעות לימוד, תרגול ואימון. ההיערכות מתבטאת בארבעה מישורים: במישור הגשמי, הנפשי, החברתי והרוחני של השחקן:

היערכות במישור הגשמי

ההיערכות מתבטאת בתשתיות כמו מבנים, חשמל, מים, תקשורת, מערכות מחשבים, מערכות גיבוי ואיבזור - באופן שיתאימו למאפייני הפעילויות הצפויות/המתוכננות. שיפור התשתיות אינו מסתיים לעולם ולכן יש לתשתיות מקום של כבוד בתהליכי ההיערכות לשינויים ולשיפורים

היערכות במישור הזה מתבטאת, בין השאר, בהטמעת נושאי התקינה.

ההיערכות במישור הגשמי כוללת הגדרות מדויקות (מעבר לרמת האפיון) של מערכת מסמכים, המבוססים על תקן שנבחר במהלך עיצוב המדיניות.

  • נהלי עבודה;

  • הוראות עבודה;

  • רשימות תיוג;

  • תכניות עבודה;

​​

היערכות במישור הנפשי

היערכות מסוג זה, מיועדת להגדיל את המוטיבציה להשגת המטרות המשותפות. היערכות נפשית מיועדת להתאים את התנהגות השחקנים, את חוסנם הנפשי, למאפייני סביבת העבודה, למאפייני המשימות שעליהם יהיה לממש. ההיערכות במישור הנפשי ממוקדת בפיתוח האינטליגנציה הרגשית (EQ) של השחקנים האינטרינזיים. היערכות איכותית בהיבט ההתנהגותי, עוזרת להעריך תגובות אפשריות של שחקנים לתכניות העבודה ולמדדי ההצלחה ולהיערך בהתאם. היערכות במישור הנפשי מיועדת להבטיח שהתכנון המפורט יניב את התוצאות הרצויות, באיכות, ביעילות ובאפקטיביות הנדרשות. הכנת השחקנים מתקיימת באמצעות הרצאות, הדרכות, תרגולים אימון אישי וליווי אישי וצוותי כדי להטמיע את השיטות, את האמצעים ואת הנהלים השונים וכדי להכין את השחקנים, מבחינה נפשית, לסגנון הפעילות, ללחץ הצפוי בעבודה ולקשיים האפשריים. היערכות במישור הנפשי מכינה את השחקנים לקראת התמודדים עם כשלים, חולשות ואי ודאות

היערכות במישור החברתי

היערכות מסוג זה מתבטאת בהבנת רשת הערך החיצונית. בניית התשתיות החברתיות מתבטאות בהיערכות להעניק ערך גבוה, ככל האפשר, לשחקנים האקסטרינזיים. ההיערכות במישור החברתי ממוקדת בפיתוח האינטליגנציה החברתית המהווה פרק באינטליגנציה הרגשית (EQ) של השחקנים האינטרינזיים. כפועל יוצא, פועלים להתאמת נהלי העבודה, הוראות העבודה ורשימות התיוג לצרכי השחקנים החיצוניים. היערכות במישור החברתי של הארגון מתבטאת בלימוד הסביבה האנושית, בהערכת האינטרסים של התקשורת, בהגדלת הרגישות להשפעת הפוליטיקה הפנימית והפוליטיקה החיצונית על התנהגות השחקנים ובהגדלת הרגישות לצרכי הקהילה ואיכות הסביבה. ההיערכות מתבטאת בטיפוח המודעות של כלל השחקנים לרגישויות האלה. היערכות במישור החברתי אינה ייחודית דווקא לשלב ההיערכות, למרות שבמקרים רבים היא מתחילה בשלב הזה, כאשר חזון הארגון מתחיל להתבהר לשכבה רחבה יותר של שחקנים. 

היערכות במישור הרוחני קשורות לערכים, לייעוד ולמטרות העל של הארגון. השחקנים האינטרינזיים יתקשו לפעול ביחד להשגת מטרות משותפות אם הם לא יכילו את מערכות האמונות והאידיאולוגיות של האחרים (עיינו במושג שונות). הדבק הקושר ביניהם מצוי בסולם הערכים שלהם. כיבוד ערכים, של כל אחד מהשחקנים, בכל אחד מארבעת רבדי האינטרסים, מהווה תשתית רוחנית שמעצימה את האמון ההדדי ואת האחריות ההדדית. כיבוד ערכים אינו רק סיסמא. כיבוד ערכים הוא כלי בעל עוצמה אדירה שמאפשר בנייה ושימור של תרבות ארגונית יציבה אשר בונה קשרים סימביוטיים. מודל הרווחה הארגונית מדגיש את משמעות וחשיבות האחריות ההדדית, בהיבטים פרקטיים במהלך שגרת העבודה בארגון. 

 

בשלב ההיערכות, מעבירים כנסים, הדרכות וסדנאות, שיחות הבהרה ומשוב אישיות וצוותיות, ככל הנדרש, כדי להתאים הן את מערכות הציפיות של השחקנים השונים לפעילות הצפויה במהלך הביצוע והן כדי להגדיל את הידע והמיומנויות הנדרשות להשלמת המשימות השונות.

ככלל, חשיפת שחקנים לגישת Win3 צריכה להיות, הצעד החינוכי הראשון בדרך למימוש חזון הארגון. הסיבה לכך היא שהטמעת גישת Win3 מעודדת שיתופי פעולה – הבסיס למימוש החזון. החשיפה לעקרונות Win3 מתחילה כבר בשלב איסוף הנתונים.  תהליך החשיפה לגישה מתבסס על שיחות חולין במסדרון, בפינות הקפה או במהלך הארוחות המשותפות.

 

 בכל מקרה, החשיפה לגישת Win3 צריכה להתבצע בהדרגה, על פי מידת ההבשלה לנושאי הניהול ולמורכבות המשימות השוטפות (ראו מודל MMM).

  • תכניות הדרכה;

  • תכניות הטמעה;

  • תבניות להכנת דוחות התקדמות;

  • תוכנית מישוב מפורטת;

  • תבניות להכנת משובים;

  • הגדרת מדדי הצלחה;

  • תכניות תגמול והמרצה;

  • תכנית איכות;

  • תכנית בדיקות;

  • היערכות לסיכונים ובלת"ם;